Proteger una empresa es importante, no solo para asegurar la continuidad del negocio, sino también para la recuperación ante posibles imprevistos, por ello es vital poner la atención y los recursos necesarios para diseñar un plan de contingencia.
Sin duda, elaborar un plan de contingencia es clave y esencial en la gestión de riesgos de cualquier tipo de negocio, oficina o establecimiento.
El plan de contingencia es diseñado con la finalidad de que una empresa u organización disponga de todos los mecanismos, que le permitan mantenerse en el camino correcto ante una emergencia o imprevisto.
Es que este tipo de planes, señalan los procedimientos a seguir para estar preparados ante cualquier circunstancia adversa en el lugar.
¿Cómo crear un plan de contingencia?
Estos planes generalmente se basan en los riesgos a los que se expone la empresa u organización, esto en caso de que ocurriese un imprevisto, aunque muchas veces son generales pues es casi imposible crear un plan de contingencia para cada eventualidad.
Además, es casi imposible saber cuándo ocurrirá un imprevisto, pues son imprevisibles. No obstante, la mayoría de estos tienen consecuencias comunes. Gracias a estos planes las empresas pueden seguir operando en caso crisis o emergencias.
También es importante emplear el sentido común, y es necesario enfocarse en los sucesos que podrían ser más probables en un tipo de establecimiento específico.
Esto quiere decir, que la creación de un plan de contingencia requiere de una investigación minuciosa, una planificación y evaluación de riesgos.
Algunos de los siguientes pasos para crear un plan de contingencia, sin duda podrían de ser gran utilidad para tu organización:
1. Priorizar e identificar recursos
Es necesario evaluar toda la organización en su interior, para conocer todos sus recursos y elementos, y priorizar aquellos que pueden fallar, los cuales son esenciales para mantener el negocio operativo.
Para empezar, lo primero que debes hacer preparar una lista con los recursos, y darles interés a aquellos más imprescindibles o esenciales.
2. Identificar riesgos
La identificación de los posibles riesgos es uno de los pasos requeridos en estos planes de contingencia. Por ello, hay que hacer investigación profunda y en donde se deben evaluar los riesgos que pudieran atentar contra los recursos esenciales de la organización, esto en casos de algunos eventos imprevisibles.
La participación de los empleados juega un papel importante, pues permite escuchar ideas y opiniones. Del mismo modo, es conveniente buscar asesorías y opiniones de empresas afines y otras organizaciones que ya hayan diseñado un plan de contingencia.
3. Clasificar los riesgos
Una vez obtenidos los recursos esenciales y evaluados los posibles riesgos que pudieran afectar a la organización, estos se deben clasificar de acuerdo a la urgencia o prioridad.
Se debe asignar un valor de prioridad y de la misma forma que en una evaluación tradicional, usualmente se hace con un gráfico de dos vectores.
4. Diseño del plan de contingencia
Para empezar a diseñar el plan de contingencia es necesario evaluar los diferentes escenarios, y enfocar dicho plan en base a estos.
Eso implica considerar y definir todas las acciones a tomar para contrarrestar el efecto negativo de cada situación.
Por otro lado, sumado a la redacción del plan, es importante plantearse situaciones hipotéticas con total realismo, y evaluar lo que está ocurriendo en la organización, además de impartir instrucciones sobre lo que se debe hacer para impedir o contrarrestar la paralización de la organización.
5. Difusión del plan de contingencia
Por último, después de haber revisado y corregido el plan de contingencia, es importante que todos los empleados puedan tener acceso a dicho plan y puedan conocerlo a fondo.
