Con lo que cuesta crear una empresa, protegerla en todos los sentidos se hace imprescindible para minimizar las consecuencias ante cualquier eventualidad. Proteger tu empresa es fundamental, no solo para asegurar la continuidad del negocio, sino también para una pronta recuperación ante posibles imprevistos. Por todo esto es vital elaborar un plan de contingencia que ponga toda la atención y recursos en su diseño óptimo.

¿Qué es un plan de contingencia?

Sea cual sea tu tipo de negocio y ya esté enclavado en una oficina, establecimiento, taller o cualquier otro lugar, el plan de contingecia es la base esencial para gestionar cualquier tipo de riesgo. Podemos definir el plan de contingencia empresarial como una estrategia de respaldo para organización. En ese plan se detalla cómo responderás si eventos imprevistos te hacen desviar de tu plan original, por ejemplo, qué medidas tomarás si pierdes un cliente clave, si se inundan tus oficnas o si tu servicio de software se cae durante más de tres horas.

Lo que el plan de contingencia pretende, en definitiva, es que la empresa u organización disponga de todos los mecanismos que le permitan mantenerse en el camino correcto ante cualquier emergencia o imprevisto. Por supuesto, este tipo de planes señalan los procedimientos a seguir si finalmente ocurre alguna circunstancia adversa que ponga en riesgo el negocio.

En resumen, todas las empresas suelen tener un plan ideal bien trazado pero siempre es conveniente guardar en la recámara un plan B por si esa primera opción falla. Un plan de respaldo sólido te garantiza saber responder ante imprevistos y volver a la normalidad lo antes posible.

Es importante destacar asimismo que los planes de contingencia no se elaboran solo para responder ante desastres naturales sino también en caso de riesgos comerciales. Probablemente estés más familiarizado con los planes de contingencia que gobiernos y empresas elaboran para afrontar los daños de inundaciones, incendios, terremotos… Pero como decíamos, los riesgos comerciales también se tienen que valorar y crear planes para afrontarlos ¿qué hacer si tus competidores se fusionan? ¿cómo afrontar una caída de la red?, etc.

¿Cómo crear un plan de contingencia?

Ya tenemos claro que un plan de contingencia adecuado puede salvar nuestro negocio, pero ¿cómo elaborarlo? ¿qué pasos hay que seguir? ¿cuáles son los riesgos que hay que valorar?… Son muchas las preguntas que surgen en este momento. Lógicamente es imposible tener en cuenta todos los imprevistos o eventualidades que pueden ocurrir y siempre puede escaparse alguna circunstancia que ni siquiera se nos pase por la cabeza. Pero es muy importante ser lo más preciso y minucioso posible y tener en cuenta los riesgos propios de cada empresa u organización.

Esto quiere decir, que la creación de un plan de contingencia requiere de una investigación minuciosa, una planificación y evaluación de riesgos. Por supuesto también es importante emplear el sentido común, y es necesario enfocarse en los sucesos que podrían ser más probables en un tipo de establecimiento específico. No son iguales los riesgos de un resturante con cocina que de una agencia de viajes o un taller mecánico.

En todo caso, sea cual sea tu negocio, si que existen una serie de pasos comunes  para crear un plan de contingencia que puede ser de gran utilidad para tu organización:

1.     Priorizar e identificar recursos.

Es necesario evaluar toda la organización desde su interior para conocer sus recursos y elementos y poder priorizar así aquellos que pueden fallar y cuáles son esenciales para mantener el negocio operativo. Para empezar, lo primero que debes hacer preparar una lista con los recursos, y darles interés a aquellos más imprescindibles o esenciales.

2.     Identificar riesgos.

La identificación de los posibles riesgos es uno de los pasos requeridos en estos planes de contingencia. Por ello, hay que hacer una investigación profunda donde se deben evaluar los riesgos que pudieran atentar contra los recursos esenciales de la organización que previamente se hayan identificado.

En este punto la participación de los empleados juega un papel fundamental ya que permite escuchar ideas y opiniones. Además, las personas que en el día a día están en contacto con ciertos procesos y situaciones pueden aportar datos y soluciones que a nosotros pueden pasársenos por alto. Del mismo modo, es conveniente buscar asesorías y opiniones de empresas afines y otras organizaciones que ya hayan diseñado un plan de contingencia. Cuanta más información tengamos mejor.

3.     Clasificar los riesgos.

Una vez obtenidos los recursos esenciales y evaluados los posibles riesgos que pudieran afectar a la organización, estos se deben clasificar de acuerdo a la urgencia o prioridad.

Se debe asignar un valor de prioridad y de la misma forma que en una evaluación tradicional, usualmente se hace con un gráfico de dos vectores.

4.     Diseño del plan de contingencia.

Ahora ya estaremos listos para diseñar el plan de contingencia,  evaluar los diferentes escenarios y enfocar dicho plan en base a estos. Eso implica considerar y definir todas las acciones a tomar para contrarrestar el efecto negativo de cada situación.

Por otro lado, sumado a la redacción del plan, es importante plantearse situaciones hipotéticas con total realismo y evaluar lo que está ocurriendo en la empresa, además de impartir instrucciones sobre lo que se debe hacer para impedir o contrarrestar la paralización de la organización.

5.     Difusión del plan de contingencia

Por último, después de haber revisado y corregido el plan de contingencia, es importante que todos los empleados puedan tener acceso a dicho plan y puedan conocerlo a fondo. De nada nos serviría todo el trabajo realizado si no se pone en conocimiento de los trabajadores que son los que en última instancia van a tener que enfrentarse las distintas eventualidades. Compartir de forma correcta tu plan de contingencia hará que se pueda actuar de la manera más rápida y fluida posible.

6. Supervisa tu plan de contingencia.

Una vez hecho el plan no pienses que el trabajo ha terminado. Es necesario revisar tu plan de contingencia con frecuencia para asegurarte de que aún sea correcto. Las circunstancias pueden cambiar y aparecer tantp nuevos riesgos como nuevas oportunidades. Del mismo modo si un nuevo líder ejecutivo se une al equipo, asegúrate de presentarle el plan de contingencia para que también lo conozca y revise.

Por último, te recomendamos que no dejes que tu plan de contingencia se convierta en un documento que acumula polvo. Debe ser un documento vivo, cambiante y accesible. Guárdarlo en un punto central al que todos los miembros de tu equipo puedan acceder, como una plataforma de gestión del trabajo.